Effektives Projektmanagement

Projekte sind ein wichtiger Teil der Strategie und das Verbindungselement zwischen dem Ziel- und Strategiesystem auf der einen und dem Unternehmen mit seinen Produkten, Abläufen und Prozessen auf der anderen Seite. Während die Strategie ein weitgehend abstraktes Denkmodell darstellt, bilden die Projekte eine Verknüpfung zur greifbaren Realität. Daher spielen erfolgreiche Projekte für den Unternehmenserfolg eine ganz entscheidende Rolle. Davon betroffen sind alle Bereiche des Unternehmens, wobei (abhängig von den Produkten) die Entwicklung, der Vertrieb und die Produktion am stärksten beeinflusst werden.

Das wichtigste Werkzeug, um diese Projekte zum Erfolg zu führen, ist ein systematisches und effektives Projektmanagement. Während Kleinprojekte häufig noch mit gesundem Menschenverstand gut geführt werden können, zeigt sich die ganze Stärke des effektiven Projektmanagements bei mittleren und vor allem bei großen Projekten. Dabei haben sich eine Reihe von Werkzeugen und Methoden als sehr wertvoll erwiesen, die in einem Zwei-Säulen-Modell zusammengefast werden können.

Mit dem Zwei-Säulen-Modell soll die Gesamtheit des Projektmanagements modellhaft dargestellt und die Anforderungen an den Projektleiter erkennbar werden.  Die erste Säule beinhaltet die Systematik und damit die Methoden und Werkzeuge, die in den verschiedenen Projektphasen angewendet werden. Jedes Projekt durchläuft unabhängig von der Größe die vier Phasen Projektdefinition, Projektplanung, Projektdurchführung und Projektabschluss. Dabei werden in jeder Phase bestimmte Methoden und Werkzeuge eingesetzt, die diese zum Erfolg zu führen.

Darüber hinaus ist jede Phase ein eigener Projektabschnitt der mit eigenständigen Regelkreisen abgearbeitet wird und mit einem Ergebnis abschließt.

Die Projektdefinition, in der die Aufgaben und die Ziele festgelegt werden, schließt mit der Anforderungsliste und dem Lastenheft ab. Diese Phase kann als die mit Abstand wichtigste bezeichnet werden, da hier die Leitplanken für das gesamte Projekt festgelegt werden. In der Definitionsphase legt der Auftraggeber fest, "was" er wünscht und wie er sich das Projektresultat vorstellt, ohne auf konkrete Lösungswege einzugehen.

Die Projektplanung ist die zweite Phase eines Projektes. Hier beginnt der Projektleiter seine Tätigkeit und stimmt die Aufgabe mit dem Auftraggeber ab. Jetzt werden zu den Zielen und Anforderungen Lösungsvorschläge erarbeitet und damit die Art der Umsetzung, also das "wie" festgelegt. Die Projektplanung schließt mit dem Planungskonzept und dem Projektauftrag ab. Dieser Projektauftrag stellt gleichzeitig das Grundlagenwerk des gesamten Projektes dar. Nach der Projektdefinition ist dies die zweitwichtigste Phase.

Die dritte Phase ist die Projektdurchführung. Nachdem das Projekt mit seinen erforderlichen Mitteln und Ressourcen genehmigt und der Projektauftrag vom Auftraggeber unterschrieben wurde, beginnt die spannendste, anstrengendste und kostspieligste Phase. In der Projektdurchführung zeigt sich die Qualität der Definition und der Planung. Jetzt gilt es, im Rahmen der Ausführungsplanung die konkreten Umsetzungswege festzulegen und das Projekt Gestalt annehmen zu lassen. Das Ergebnis der Durchführungsphase ist das Projektresultat.

Auch wenn der Aufwand und die entstehenden Kosten jetzt mit Abstand am größten sind, so ist doch der Einfluss auf den Erfolg eher gering, wenn man einmal unterstellt, dass die Projektdurchführung einigermaßen erfolgreich verläuft.

Die vierte und letzte, aber nicht zu unterschätzende, Phase ist der Projektabschluss. Dieser dient dem Ausklang und dem Abschluss-Controlling des Projektes. Jetzt wird über einen Soll-/Ist-Vergleich der Projekterfolg ermittelt und Schlüsse für die Zukunft gezogen. Außerdem dient diese Phase dem emotionalen Ausklang des Projektes. Der Projektabschluss endet mit der Abschlussdokumentation und der Abschlussfeier bzw. der Abschlusspräsentation.

Der Umfang der ersten Säule zeigt, dass Projektleiter über eine ganze Reihe von Methoden und Werkzeugen verfügen müssen, um die einzelnen Phasen erfolgreich bearbeiten und zu einem guten Abschluss bringen zu können. Jedoch ist dies nur die halbe Miete, da der Mensch im Projekt eine wesentliche Rolle spielt. Werden die Menschen nicht richtig berücksichtigt, so stellen diese, auch bei noch so guten Konzepten, ein erhebliches Gefahrenpotenzial dar. Im Umkehrschluss heißt das aber auch, dass gut geführte, hochmotivierte Mitarbeiter über sich hinauswachsen und das Projekt zu einem entsprechend erfolgreichen Abschluss führen können.

Auch hier ist der Projektleiter wieder gefordert, seine Mannschaft so zusammenzustellen, dass alle erforderlichen Fachkompetenzen vorhanden sind und die Lasten in erträglichem Maß gleichmäßig auf die Schultern der Mitarbeiter verteilt sind. Außerdem sollte er darauf achten, dass möglichst viele verschiedene sich ergänzende Teamtypen vorhanden sind, so dass sowohl kreative Köpfe als auch die eher vorsichtigen Bewahrer berücksichtigt werden.

Desweiteren ist der Projektleiter maßgeblich für die in dem Projekt vorhandene spezifische Projektkultur verantwortlich. Das heißt, er trägt wesentlich Verantwortung dafür, wie die Menschen im Projekt kommunizieren und miteinander umgehen, welchen Stellenwert sie ihrer Aufgabe und dem Projekt beimessen und wie sie mit den Projektmanagement-Werkzeugen umgehen. Die Aufgabe ist also ziemlich komplex und die Anforderungen an den Projektleiter sind dementsprechend hoch.

Dabei gilt es, die Aufgabe ganzheitlich zu betrachten und das gesamte Projekt konzentriert auf die vier bis sechs wichtigsten Ziele auszurichten.